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档案制作

建设项目文件归档要求与档案整理规范

修订稿的主要特点
与首次发布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》相比,修订稿主要体现出如下几个特点。
(一)注重标准编写及表达方式的统一性和规范性
统一性是对各种类型标准编写和表达方式提出的最基本要求。修订稿的结构排列、文体措辞、术语使用及表达形式,均达到了《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》(GB/T 1.1—2009)的标准化要求。而首次发布的标准文本中,却存在着一些不符合“统一性”要求的地方。如,标准的标题为“国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范”,但在术语解释之中却没有与之相对应的术语概念(如国家重大建设项目、国家重大建设项目文件、国家重大建设项目档案等),使标准的适用存在一定的模糊性;再如,“文件”“材料”“资料”等混用,术语的表达方式缺乏严谨性。
(二)注重标准的主体要素表达的全面性
修订稿的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”。这种变化使该标准的适用范围和作用领域得到了有效延伸,对从整体上保证国家各种建设项目档案的质量,具有十分重要的指导、引导和规范价值。DA/T28—2002的主体要素是“国家重大建设项目档案”,对国家级重大建设项目档案和地方级重大建设项目档案及其他影响很大的建设项目档案的管理具有规范和引导作用;而对于一般性的建设项目档案的规范、引导作用却成为空白点。修订稿将标准的主体要素调整为“建设项目档案”后,有效地填补了这一空白点,使档案行政管理部门及相关建设单位、业主单位在开展建设项目档案管理实践中获得了重要的业务标准依据。
(三)注重标准编写的整体协调性
修订稿在编写过程中充分注意到了与已经发布的标准文件在内容和要求方面的整体协调性。它与《科学技术档案案卷构成的一般要求》《技术制图复制图的折叠方法》《电子文件归档与管理规范》《照片档案管理规范》《电子文件管理系统通用功能要求》《纸质档案数字化技术规范》《数码照片归档与管理规范》等标准文件之间,保持了良好的整体协调性。
(四)注重标准中术语梳理和表达的全面性、准确性
修订稿删除了原标准中的“3.6项目竣工文件”,有效避免了术语定义方面的重复性;将原来的13个术语增加到19个,并实现了每个术语的汉英对照;术语表达的简洁性也得到了进一步提升。新增加的术语及定义包括:1、分部工程parts of project(指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目);2、项目法人project le? gal person(指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责,依法具有民事权利能力和民事行为能力并独立享有民事权利、承担民事义务的社会组织);3、建设单位construction unit(指对项目实施履行组织管理的并在项目建设过程负总责的组织。一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等);4、参建单位participant unit(指参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位,主要包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位);5、项目电子文件electronic records of project(指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等);6、项目电子档案electronic archives of project(指具有参考和利用价值并归档保存的项目电子文件。项目电子档案由内容、结构和背景组成);7、项目全宗卷project archives de? scriptive file(档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的,以项目为单位,由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷)。此外,在术语表达的准确性和术语排列顺序的科学性方面,都更加规范。如将“项目前期文件”“项目施工文件”“项目监理文件”等术语表达简化为“前期文件”“施工文件”“监理文件”等。
 

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